オフィス内でペーパーレス化を推進するとき紙の資料の代わりになるものが必要になります。
そこでペーパーレス化の推進で一般的に利用されるのが「タブレット」です。
タブレット端末はパソコンのように電源が必要なくスマートフォンよりも画面が大きいのでペーパーレスに最適なアイテムなのです。
しかし、なぜタブレット端末がペーパーレスに最適なのか疑問に感じる方もいますよね。
ということで今回は、ペーパーレス化でタブレット端末を利用するメリットとちょっとした注意点をご紹介します。
１.ペーパーレス化にタブレットが使われるワケ
社内でペーパーレス化を推進するときのツールとしてタブレットが最適であり多くの企業で採用されています。
データ化した書類が見られるツールとしてスマホやパソコンもありますが、パソコンは持ち歩きにくく資料を見るだけのために持ち歩くのは故障する可能性があるので危険です。スマホは基本的に画面が小さいので書類などを確認するツールとして適していません。
それがタブレットなら持ち歩くのに手頃な大きさで使いたいときにすぐに使用できます。
全ての社員にタブレットを支給すれば、各社員が意識してペーパーレス化に取り組んでくれるようになります。
２.ペーパーレス化にタブレットを利用するメリットと注意点
ペーパーレス化の推進でタブレット端末を利用する理由は持ち歩きに便利だからですが、それ以外にも以下のようにメリットがあります。それと同時にちょっとした注意点もあるので、これからメリットと注意点それぞれ簡単にご紹介していきます。
ペーパーレス化でタブレットを利用するメリット
タブレットでのペーパーレス化のメリットとしては次のようなものがあります。
いつでも書類が見られる
タブレットでのペーパーレス化は書類などがいつでも見られることがメリットです。
タブレットでのペーパーレス化する方法として大きく2種類あります。
1つの方法はタブレットで紙の書類を写真で撮影して保存するもので、もう1つの方法はファイルで保存するものです。
例えば、タブレットにはエクセルやワードが入るため、このようなソフトのファイルとして書類を保存します。書類をどちらの方法でペーパーレス化してもどこでもいつでもタブレットで見られます。
これ以外の方法ではさまざまな書類がある中から見つける必要があり、多くの書類がある場合は持ち歩くのも大変です。そして、紙の書類であれば手元にあるものしか見られませんが、ペーパーレス化するとファイルとして全ての書類が持てるため古い書類なども見られます。
古い書類を見なければならないケースもよくあることから、ペーパーレス化していればタブレットでどこでもいつでも書類が見られるのはメリットがあります。
書類が痛まない
紙の書類は使っているうちにだんだん傷んできます。
書類が破損するようなことはないかもしれませんが、印刷されているものが薄くなってどのようなことが記載されているか見えなくなる場合もあるでしょう。
しかし、タブレットでのペーパーレス化の場合は書類が痛むことはないため、書類を半永久的に保存することができます。
ペーパーレス化でタブレットを利用するときの注意点
タブレットでのペーパーレス化は先にご紹介したようなメリットがある一方で注意点もあります。
注意点として、まずタブレットでペーパーレス化した資料は紙の資料と比較して見やすさが悪くなることがあります。特に多くの資料を使ったときは見にくくなります。
見やすさはタブレットの画面サイズによっても違いがあるため、どのような機種のタブレットを導入するかは慎重に見極めるようにしましょう。
また、紙の手帳を普段から利用している方は、メモのしやすさにおいてタブレットはどうしても紙に劣ります。紙の手帳のように操作ができるタブレットも近年は販売されてきていますが、メモする機能においてはやはり紙のほうがいいと感じるようです。
さらに、タブレットを採用しただけで紙の資料を全て止めてペーパーレス化が完全にできる訳ではありません。
社内で保管することが法律上義務化されている書類などについては、ペーパーレス化してもいいかを前もってチェックする必要があります。
紙の資料を未だに使っている企業はどのような書類をペーパーレス化し、どのような書類を紙のままにしておくかなど規則をしっかりと決定しておくことも重要です。
３.まとめ
ここでは、ペーパーレス化でタブレットを利用するメリットと注意点をご紹介しました。
ペーパーレス化を推進するためのツールとしてはタブレットが最適であり、持ち歩きに便利でいつでも書類が見られるようになります。タブレットでのペーパーレス化のメリットとしては、
- いつでも書類が見られる
- 書類が痛まない
があります。
タブレットでペーパーレス化した資料は紙の資料と比較して見にくくなるのが欠点です。
現在タブレットはAppleのiPadからAndroidタブレットなど数多くの機種が販売されているので、御社に適した機種を選んでペーパーレス化を推進していきましょう。
