オフィスでは電話とともにFAXも必需品ですが何かとコストがかかりますよね。
そこで、FAXのコスト削減には複合機のペーパーレスFAX機能の利用がおすすめです。
現在販売されているほとんどの複合機にはペーパーレスFAX機能が備わっており、利用すれば用紙やインクの削減が期待できます。
ということで今回は、ペーパーレスFAXを利用するメリットや見落としがちなデメリットに関してもご紹介します。
１.ペーパーレスFAXとは？機能や導入したあとの変化を解説
ペーパーレスFAXは届いたFAXをデータにしてメールや共有フォルダなどで使えるものです。
従来のFAXは紙で出力されますが、データにするとプリントする費用が節約できるだけでなく様々な効果が期待できます。
ペーパーレスFAXの機能
代表的な複合機のペーパーレスFAXの機能としては次のようなものがあります。
- 届いたFAXを自動的に振り分けて保存する
- FAXが届いたら知らせてくれる
- 簡単にFAX文書が編集できる
- FAXがワンタッチで返信できる
このような機能を利用することによって、紙を全く使わないほかパソコンからでも操作できるようになります。
ペーパーレスFAXによる働き方改革
ペーパーレスFAXは書類を処理する作業が楽になりプリント代が節約できますが、どのように働き方が変わるのでしょうか？
ここではペーパーレスFAXを導入することで想定される変化についてご紹介します。
机で対応できる
ペーパーレスFAXは書類を整理する作業がパソコンでできます。
例えば、FAXを取りに行って確認してから捺印して返信するというような作業が机のパソコン上で完了するのです。
このような事務的な作業が軽減できれば、別の仕事に時間がより多く充てられるため作業効率がアップして残業が少なくなる効果が期待されます。
FAXが外出先でもチェックできる
リモートアクセスやクラウドによって書類を保存するサーバーと接続すれば、どこでもいつでも届いたFAXをチェックすることができます。
外出先からタイムリーにFAXをチェックすることによって取引先などへすぐにアクションができます。
FAXをチェックするために事務所に帰る必要もありません。
２.ペーパーレスFAXはメリットだけでなくデメリットもある！
ペーパーレスFAXには色々なメリットがある一方でデメリットもあるため注意が必要です。
ペーパーレスFAXのメリット
ペーパーレスFAXの一番のメリットは用紙が不要になることによるコスト削減です。
紙代やプリント代などのコストが大幅に削減できます。
また、パソコンで作成した書類や資料などをそのままパソコン上の操作でFAXができるため業務効率もアップ。さらに、アドレスを複合機に登録していればそのまま送信先が指定できるのです。
ペーパーレスFAXよりも紙の方が分かりやすいという方もいるかもしれませんがコスト削減のために協力しましょう。
ペーパーレスFAXのデメリット
ペーパーレスFAXには受信するときの一般的に「共有フォルダに受信FAXを保存する」という受信方法があります。
この方法は届いたFAXをパソコン上のフォルダに保存されるというものですが、パソコンの電源が入っていない場合はFAXが届いても共有フォルダに保管されません。
そこで、NAS（ナス）やファイルサーバーといったパソコン周辺機器を設置して、そこにFAXデータを保存するように設定しておけば問題は解消されます。なお、NAS（ナス）はネットワークに接続する補助記憶装置（ハードディスク）です。
以上、それほど大きなデメリットではありませんが注意しておきましょう。
３.まとめ
ここでは、ペーパーレスFAXについてご紹介しました。
ペーパーレスFAXは届いたFAXをデータにしてメールや共有フォルダなどで使えるもので、従来のFAXは紙で出力されますがデータにするとプリントする費用が節約できるだけでなくいろいろな効果が期待できます。
代表的なペーパーレスFAXの機能としては、
- 届いたFAXを自動的に振り分けて保存する
- FAXが届いた際に知らせる
- 簡単にFAX文書が編集できる
- FAXがワンタッチで返信できる
があります。
ペーパーレスFAXは従来のFAXと違い紙が必要なくなるため紙の資源が節約できるメリットはありますが、パソコンの電源が入っていないとFAXが届いても共有フォルダに保存されないので注意が必要です。
フペーパーレスFAX機能はコスト削減や業務効率アップに繋がるので上手に活用していきましょう。
