一般的に社内で会議を行うときは多くの資料をコピーして配布となければならないので準備するのが非常に大変ですよね。
また、会議に出席した方も多くの資料を保管しておくのも大変です。
そこで、ペーパーレス会議にすることで資料の配布や保管がすべて不要になるのです。
ここでは、ペーパーレス会議とは？についてペーパーレス会議のメリット・デメリットとは何なのかお話していきます。
１.ペーパーレス会議とは？コスト削減と業務効率アップに効果的！
現在はペーパーレス化が企業内の様々な分野で推進されています。
ペーパーレス化はこれまでのように資料を紙にプリントして配布するのを止めて、コスト削減や業務効率アップために可能な限り紙を少なくしようという取組です。
このような一連の流れでペーパーレス会議が行われます。
ペーパーレス会議のメリットはあとで詳しく説明しますが、会議の資料をコピーするコストの削減やコピーの手間が軽減されるなどのメリットがあります。
基本的にパソコンやタブレット端末などのデバイスで対応できるので容易に導入ができ、ペーパーレス会議を導入することでより業務効率がアップできます。
２.ペーパーレス会議のメリット・デメリットを簡単解説
前項で説明した通り、ペーパーレス会議は紙の資料の代わりにパソコンやタブレット端末が使われます。
そこで、ペーパーレス会議を導入しようとしたとき以下のようなメリット・デメリットがあると想定されます。
ペーパーレス会議のメリット
最初にペーパーレス会議のメリットとして以下のポイントが挙げられます。
会議資料を用意する手間が軽減できる
会議のためには資料をコピーしたり配ったりするなど非常に手間がかかります。
それがペーパーレス会議を導入したほとんどの企業で、会議資料を用意する手間が軽減できたという意見が聞かれています。
会議を行う前は多くの方が夜遅くまで用意をしている傾向があることから、業界や規模に関係なく多くの企業では会議資料を用意する手間を削減することが重要になっています。ペーパーレス会議によって削減した時間を他の業務に充てることができれば、長時間労働を無くしていけるのではないでしょうか。
資料の検索性や視認性が良くなる
ペーパーレス会議ではタブレットなどでキーワード検索すれば見たいページをすぐに表示できるようになります。
タブレットの資料は鮮明にカラー表示できるほか文字の表示サイズの変更も可能。さらに、資料が紛失したり劣化したりすることもなくなります。
このようなメリットはペーパーレス会議を導入する目的に業務効率アップ・費用削減を効果として掲げると実感しにくいようで、導入してから紙よりも見やすいということを実感するようです。
用紙やコピー代などのコストが削減できる
ペーパーレス会議の一番のメリットは色々なコストが削減できることです。
ペーパーレス会議を導入している企業の中には、会議の資料を1ヶ月間に10万枚以上ダウンロードしているケースもあるそうです。
もしこのような資料を1枚あたり10円でカラーコピーすれば100万円以上もかかる計算になります。そこで、ペーパーレス会議を導入すれば用紙やコピー代などのコストが大幅に削減できるのです。
セキュリティリスクが少なくなる
紙の資料は紛失したりすると情報漏えいなどに繋がるケースがあります。
それがペーパーレス会議では資料の紛失などのトラブルもなく、端末の閲覧履歴の管理機能やアクセス制限機能などによって情報漏えいなどのセキュリティリスクが少なくなります。
以上のように、ペーパーレス会議を導入すればコスト削減、業務効率化、セキュリティリスクの軽減などのメリットがあるため、現在多くの企業が導入を進めているのです。
ペーパーレス会議のデメリット
ペーパーレス会議は先にご紹介したような多くのメリットはあるものの、以下のようなデメリットが生じると想定されます。
手書きが難しい
紙の資料は会議中に資料の中にメモ書きや赤入れなどは容易にできますが、タブレットは手書きが面倒というデメリットがあります
そのため、ペーパーレス会議では手書きが難しいと感じるようです。
しかし、現在のタブレットは操作が容易なタイプが多くなっているので、手書きの操作性も以前よりも良くなっています。
資料を簡単に見比べることができない
紙の資料はいくつかの資料を簡単に見比べることができますが、ペーパーレス会議ではタブレットの画面の中でしか見られなくなります。
すぐに資料が見られない
ペーパーレス会議にすれば資料を見る際にタブレットを起動するためどうしても時間がかかります。
例えば、すぐに資料を見たいようなときは少しイライラするかもしれません。
このように、デメリットとしてはタブレットの操作性や視認性によるものでそれほど大きな問題ではありませんが、タブレットを選ぶときは操作性や画面の大きさなどしっかり確認することが大切です、
３.まとめ
ペーパーレス会議のメリット・デメリットについてご紹介しました。
ペーパーレス化はコスト削減や業務効率アップために可能な限り紙を削減しようという取組であり、その一環として行われるのがペーパーレス会議です。
ペーパーレス会議のメリットとしては、
- 会議資料を用意する手間が軽減できる
- 資料の検索性や視認性が良くなる
- 紙代・コピー代などの費用が削減できる
- キュリティリスクが少なくなる
ことが挙げられます。
一方、ペーパーレス会議のデメリットとしては、
- 手書きが難しい
- 資料を簡単に見比べることができない
- すぐに資料が見られない
といったタブレットの操作性に関係したものが挙げられます。
ペーパーレス会議の導入はただタブレット端末を用意すればいいという訳ではないので、しっかり準備を進めてから導入するようにしましょう。
