2019年5月24日に行政手続きを原則デジタル化する「デジタル手続法（デジタルファースト法）」が参院本会議で成立したこともあり、ペーパーレス化やペーパーレス会議の導入を考える企業は多いですが、具体的にはどのようにペーパーレス化すればいいのでしょうか？この記事ではペーパーレス化の方法をご説明します。
１.ペーパーレス化の方法
ペーパーレス化とは、これまで印刷していた資料や書類を電子化することです。ペーパーレス化に成功すればコストを削減できますし、データの管理・共有も簡単になります。
まずは、ルールを決めましょう。例えば共有フォルダーでデータを管理する場合、ファイル名の付け方を決めておけば誰がアップロードしても同じように整列し検索もしやすくなります。同じようにフォルダの分類方法を決めておけば無駄にフォルダが増えてしまうことはありません。一度ルールを決めてしまえばデータの管理や共有が簡単になります。
複合機を使えば、スキャンしたデータを直接電子データとして共有することもできます。パソコンを使う必要もないですし、送り先もメールや共有フォルダなど設定に合わせて選ぶことができます。操作も簡単なのでパソコンや電子機器の操作が苦手な人でも大丈夫です。
また、複合機なら受信したFAXをそのままデータを電子化できます。受信したFAXは共有フォルダに保存するか、あらかじめ設定しておいたメールアドレスに送信されるので、外出先からでもFAXの内容を確認できますし、情報が漏洩する危険性も減ります。もちろん用紙の節約になりますし、FAXを送受信するたびに席を立たなくてもいいので作業が非常に効率的です。
比較的難易度が高い方法はペーパーレス会議です。会議の参加者全員がパソコンかタブレットなどから社内共有ファイルにアクセスすることで、全員分の資料を印刷しなくて良くなります。変更や修正がしやすく、準備の時間やコストが大幅に削減されます。
同じようにプレゼンの資料もペーパーレス化できます。クラウドサービス等を使って営業先からプレゼン資料にアクセスすれば、全ての社員が同じ資料を素早く使うことができます。
例えば資料の一部に変更が加えられた場合、紙なら全員に新しい資料を配布するのにかなりの時間がかかりますが、電子化しておけば一瞬で共有できます。お客様からの急な要望や質問にも柔軟に対応できるためビジネスチャンスを逃しません。「一度社に戻ってからまた資料をお持ちします。」なんてこともありません。
ペーパーレス化を進める前に、まずは紙の使用量を調べましょう。紙を多く使用している業務や場面がわかればペーパーレス化していくヒントになります。例えば、会議資料や参考資料、企画書や提案書、FAXなどはいかがでしょうか。
一気にペーバーレス化するのではなく、導入しやすいものから徐々にペーパーレス化していきましょう。
２.よくある失敗と注意点
よくあるケースは、試しにペーパーレス会議にしてみたけど徐々に紙を使う従来の方法に戻ってしまったというものです。どうしてそういうことが起きるのでしょうか。
主な原因の多くは中途半端にペーパーレス化をスタートさせてしまったことにあります。会議で使用する端末の操作方法を参加者がよくわかっていなかったり、資料を作成する側もフォーマットがバラバラだったり、書き込みができなかったりと、ルールが徹底されていないところから様々な不便を感じ徐々に紙を使った会議に戻ってしまいます。
中には新しい操作方法を覚えることに抵抗を感じる社員もいる事でしょう。ペーパーレス化の目的は業務の効率化とコストの削減なので、なるべく簡単で誰もがメリットを感じることができるように、事前の調査と準備がとても大事になります。
ITに強い社員を中心にサポート環境を作り、社員全員がペーパーレス化を意識できるようにメリットと伝え、段階的に導入していきましょう。長期的に取り組むことが成功の秘訣です。
3 .まとめ
ペーパーレス化できればコストの削減や業務の効率化が期待できますが、何から始めればいいのでしょうか。まずはペーパーレスに関する明確でわかりやすいルールを決めましょう。そうすればデータの管理も共有もずっと楽になります。
複合機やタブレットなどペーパーレス化を助けてくれる機器も活用しましょう。スキャナやFAXの印刷をやめるだけでもかなりコスト削減になる場合もあります。
ペーパーレス化を進めている企業は多くありますが、残念ながら中には導入に失敗している企業がるのも事実です。原因は様々ですが、その多くは中途半端にペーパーレス化を始めた事が原因です。タブレットの使い方からファイルの名前の付け方まで始めは面倒に感じるかもしれませんが、組織的にペーパーレス化を進めていく事で働きやすく無駄のない職場を作る事ができます。
