ペーパーレス化するためにペーパーレス会議を導入しようと考えている会社も多いのではないでしょうか？
とはいっても、一言でペーパーレス化といっても、これから導入を検討する会社では方法など難しい問題があります。
そこで、ペーパーレス会議の導入でおすすめなのが「アプリ」の活用です。
今ではペーパーレス会議に使えるアプリが数多く配信され的確にサポートしてくれます。
この記事では、ペーパーレス会議用のアプリを活用するメリットとあわせておすすめのアプリを厳選して3つご紹介していきます。
１.ペーパーレス会議用のアプリを活用するメリットとは？
一般的に会議といえば紙の資料を使っていますが、コピーや製本などの準備が大変です。
それが今ではインターネットの著しい発展に伴って、会議資料を全てデジタル化して紙の資料の削減に取り組んでいる企業は多いといいます。
そこで、会議の紙の資料の削減のために使われているのがペーパーレス会議用のアプリです。
ここでは、ペーパーレス会議用のアプリを活用するメリットについてご紹介します。
簡単にアクセスできる
ペーパーレス会議用のアプリをインストールするとアプリはアイコンをタッチするのみで起動し簡単にアクセスすることができます。資料を確認するときもスムーズにページを開くことが可能になります。
アプリをインストールしないでブラウザを起動する際は、ブラウザを先に起動してからアクセスする必要があるため少々面倒な面もあります。
最新版のアプリが常に利用できる
インストールしたアプリの「更新通知」をONに設定していれば更新情報が送られてくるので、最新版のアプリを常に利用することができます。また、紙の資料を印刷するなどの準備が不要になるため、すぐに資料の差し替えができスムーズに会議の進行ができます。
このように、タブレットのアプリならではのメリットがあり、紙の資料と同じようにスムーズにページが開けるのが一番のメリットです。
２.ペーパーレス会議用のおすすめのアプリ３選！
今では多くのペーパーレス会議用のアプリが配信されていますが、中でも特におすすめのアプリを今回ご紹介します。
MetaMoJi Share for Business
ペーパーレス会議をMetaMoJi Share for Businessで行うときはシェアノートを使います。
シェアノートは会議の資料やデータが保存されているもので、会議に参加している全ての人がシェアノートを見られます。
個人のメモも共有することができ、会議での音声や写真もアップロードしてすぐに共有することができます。
SmartDiscussion
SmartDiscussionは、Windows ・iPadのタブレットのためのペーパーレス会議用アプリです。
会議の資料や写真などをドラッグしてドロップするのみで資料の用意ができるため、資料を用意するための負荷が少なくなることがメリットです。
発表する人は会議に参加する人にボタン一つで資料を配信することができます。
発表している人は、会議をしている際に「2画面モード」で発表している内容をチェックすることができます。
会議に参加している人は、発表の進み具合をチェックしながらメモをとったり、資料を振り返ったりすることができるので、どこまで発表が進んでいるかがよく分かります。また、資料の機密性によってセキュリティ対策を幅広く行うことができます。
moreNOTE（ノアモート）
モアノート（moreNOTE）は、サーバー上でデータや情報を一元管理し、いろいろなデバイスで見ることができるペーパーレス会議用のアプリです。 資料を差し替えた際でも、サーバーにアクセスするとすぐに新しい資料がダウンロードできるため、ペーパーレス会議の効率がアップします。
スムーズに会議を進めるために、会議の司会者のポインタの動きに連動していることがメリットです。
しかも、万全にセキュリティ対策も行っており、セキュリティをデータの機密性に応じて強くすることができます。
３.まとめ
ここでは、ペーパーレス会議用のアプリを活用するメリットとおすすめのアプリ3つご紹介しました。
ペーパーレス会議用のアプリを活用するメリットとしては、
- 簡単にアクセスできる
- 最新版のアプリが常に利用できる
ことが挙げられます。
ペーパーレス会議用のアプリとしては、
- MetaMoJi Share for Business
- SmartDiscussion
- moreNOTE（モアノート）
の3つがおすすめです。
ペーパーレス会議を導入するとき慣れないことが多いのでアプリなどのツールを上手に利用していきましょう。
