ペーパーレス化を進めるためにペーパーレス会議の導入を検討している会社も多いのではないでしょうか。
しかし、何も考えずにペーパーレス会議を導入しようとしても「失敗した！」という事態になるケースがあるので注意が必要なのです。
そこでこの記事では、ペーパーレス会議の失敗事例とペーパーレス化に成功するための2つのコツをご紹介していきます。
１.ペーパーレス会議の失敗事例紹介
ペーパーレス化を推進する一番のメリットはインク代や紙代などの経費が削減できることですよね。
さらに、資料を作成する時間の削減できるので業務効率の面でも効果があります。
しかし、ペーパーレス化の推進のためと思ってペーパーレス会議を採用したのに、逆に失敗してコストがかかってしまったなどの失敗事例は意外に多いのです。ここでは、ペーパーレス会議の失敗事例についてご紹介します。
タブレットの画面が小さいため文書をプリントする
会議のために配られた電子資料や電子帳票をわざわざプリントしてしまうケースがあります。
せっかく紙の資料をデータ化してもプリントしたら全く意味がなくなってしまいます。
プリントしてしまう原因の一つが、ダブレット端末の画面サイズです。
小さいタブレットなどの画面上で資料を見るよりも紙にプリントして見る方が一覧性や視認性が良く会議に持って行く際も便利です。
また、サービス関係やセールスマン、製造現場などの職種の方は普段机にあまりいないような方は基本的に紙のプリントを好まない傾向があります。紙にプリントして見ないと仕事ができないと考えていたり長年の経験から心配になったりする方が多いからだと言われています。
そのため、何の連絡もなく突然ペーパーレスを推進するのは難しいため、時間をかけてペーパーレスの重要性などを説明して理解してもらうことが重要になります。
ペーパーレス会議用のタブレットを使いこなせない
多くの会社がペーパーレス会議を導入するためにタブレット端末を購入しますがこれも失敗するケースが多いのです。
原因は単純にタブレットを使いこなせないからです。
タブレットは操作が簡単そうに見えても機能が多く年配の方は使いこなすのが難しいと考えられます。
タブレットが使えない社員から紙にプリントして欲しいという希望がでてくるほか勝手に紙にプリントする人がでてくるなど、最終的に紙にプリントした資料での会議になってしまいます。
また、ペーパーレス会議の資料を作るときも、サーバーにアップロードするためにファイルのフォーマットを変えるなど煩雑な作業が必要になります。そのため、コストと手間をかけてせっかくペーパーレス会議を投入してもタブレットが使えないというだけで失敗するケースがあるのです。
２.ペーパーレス化に成功するための2つのコツ
ペーパーレス会議の失敗事例についてご紹介しましたが、ここからはペーパーレス化を成功するための2つのコツを伝授いたします。
タブレットを上手く使用する
パソコンだと外出しているとき使用できないため、誰でも使用できるタブレットを導入するのがおすすめです。
しかし、タブレットを導入すれば必ず成功するとは限りません。
サポート体制を築いてタブレットを上手く使えるようにすることが重要です。
社員がタブレットを上手く使用できるまでには時間を要しますが、業務を効率アップするために必要なことです。
時間を十分にかけてペーパーレス化を普及させる
ペーパーレス化することは会社の文化を変えるくらい困難です。
例えば、ペーパーレス化するとコミュニケーションが無くなるなどのデメリットがあります。
そのため、ペーパーレス化するためには時間がかかることを把握しておく必要があります。
ペーパーレス化するためには諦めないでいろいろな方法を試してみることが大切で、時間を十分にかけてペーパーレス化を普及させましょう。
３.まとめ
ここでは、ペーパーレス会議の失敗事例とペーパーレス化に成功するための2つのコツについてご紹介しました。
ペーパーレス会議の失敗事例としては、
- パソコンの画面が小さいため文書をプリントする
- ペーパーレス会議用のタブレットを上手く使用できない
ことが挙げられます。
ペーパーレス化に成功するための2つのコツとしては、
- タブレットを上手く使用する
- 時間を十分にかけてペーパーレス化を普及させる
ことが挙げられます。
ペーパーレス化をする際は失敗することもよくあるため、ここで紹介したペーパーレス化に成功するための２つのコツをしっかり理解して時間をかけてペーパーレス化に取り組んでいきましょう。
