働き方改革によってペーパーレス化を進める企業は少なくありません。様々な書類や報告書が紙ではなくデジタル化されて保存管理されるようになってきた「ペーパーレス時代」の流れに複合機も大きな変化の時を迎えています。
これまでは、紙と言えば印刷、印刷と言えばプリンターというぐらい毎日大量に印刷してきた企業も多いことでしょう。印刷数を減らしペーパーレス化することは可能なのでしょうか？どのようなメリットあるのでしょうか？この記事では、ペーパーレス対応複合機の使い方や機能についてご紹介します。
１.ペーパーレス対応の複合機とは？使い方とメリット
複合機とは一般的に「コピー」「プリンタ」「スキャナ」「FAX」などの複数の機
能を持っていますが、今まで印刷していた書類や文書を電子化できるのがペーパーレス対応の複合機です。
紙を手軽に電子化できるスキャナーとペーパーレスFAX
最も基本的な機能が、紙の文書や資料を電子化できるスキャナーです。元となる文書をスキャンし、保存先を選ぶと指定したフォルダーに電子データとして保存されます。
ペーパーレス化して1番便利な機能はおそらくFAXでしょう。従来なら受信して印刷していたところを、ペーパーレスFAXなら受信したデータを電子化できます。
受信したFAXは共有フォルダに保存するか、あらかじめ設定しておいたメールアドレスに送信できます。印刷しないので用紙の節約になりますし情報漏洩の危険性も減ります。更に、外出していてもFAXをメールで受け取れるので営業マンにとっても便利です。
ペーパーレスFAXは送信時も印刷は必要ありません。パソコンで作成した書類を印刷する手順とほぼ同じですが、「プリント」ではなく「FAX」（メーカーによって表示は異なります）を選択し宛先を入力してから印刷をクリックすればFAXが送信できます。
このように、一度も席を立たずに受信したFAXの確認や送信ができ、全ての作業がパソコン上で行えるので非常に効率的です。更にクラウドサービスを利用すれば外出先からでもFAXの内容を簡単に確認できるので、柔軟な対応ができるようになり業務の効率が大幅に上がります。
電子データであれば管理も簡単なので、仕分けやファイリングにかかっていた時間、資料の保管に必要だったコストも節約できます。急ぎの問い合わせにも迅速に対応できますし、書類が紛失する心配もいりません。
2.簡単操作！ペーパーレス対応おすすめ複合機
ペーパーレス化が進むと複合機の操作方法を覚えなければならないと頭を抱える方も少なくないかもしれませんが、だれでも簡単に操作できるペーパーレス対応複合機もあります。
例えば、RICOHの複合機は大きなタッチパネルの画面を見ながら操作できます。「フリック」「ドラッグ」「ピンチイン・ピンチアウト」などスマートフォンのような感覚で直感的に操作できます。
画面のアイコンがさらに大きく見やすくなる「やさしくコピー」「やさしくスキャナー」「やさしくファクス」機能も搭載しています。
RICOHの複合機なら専用のアプリを組み合わせることでタッチパネルに操作手順が表示され、誰でも手軽に電子化できるようになります。
ユーザー認証機能を利用して使用者ごとにホーム画面をカスタマイズして使用できます。他の人が設定を変更したりカスタマイズしても、自分の画面や設定内容は変更されません。
その他にも、専用のアプリと合わせて使うことでさらに使いやすくなります。複合機のアプリケーションを開発しているサイオステクノロジー株式会社のEasyファクスというアプリなら、受信したファクス文書をすぐに電子化し、自動で送信元情報や受信年月日ごとにフォルダーへ振り分けてくれます。
Easyファクスの設定画面はとてもシンプルで、基本的には「おすすめ設定」を選択するだけです。もちろん設定はカスタマイズも可能なので、おすすめ設定で使用しながら、業務に合わせて使いやすい設定に変更いくこともできます。
さらに、複合機以外にもパソコンとインターネット環境さえあればFAXの送受信ができる「インターネットFAX」というサービスもあります。パソコンから直接相手に送信しても相手には通常の FAXとして受信されますし、もちろん相手から送られてきた FAXも電子データとして保存できるので、複合機やプリンターが必要ありません。
3 .まとめ
複合機は印刷やFAXの受信送信など業務に欠かせない重要な設備なので、うまくペーパーレス化できれば経費削減だけでなく、業務効率の向上や業務負担の軽減などの効果が期待できます。
操作方法や管理方法が変わることに抵抗を感じる方も少なくないと思いますが、操作が簡単でわかりやすい複合機を選ぶことでよりスピーディにペーパーレス化できるでしょう。
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