ペーパーレス化すると印鑑はどうなるのか？気になる電子印鑑について

多くの企業や組織でペーパーレス化が進む一方で「印鑑」の必要性が問われています。押印するためには書類を印刷する必要がありますが、印刷せずに押印することは可能でしょうか？ペーパーレス化を進めていく場合、今後「印鑑」はどうすればいいのでしょうか？この記事ではペーパーレス化に伴う印鑑の問題と解決方法をご紹介します。

1．ペーパーレス化すると印鑑はどうなるのか？
2．電子印鑑の法的有効性とセキュリティ
3．まとめ

１.ペーパーレス化すると印鑑はどうなるのか？

ペーパーレス化とすると印鑑はどうなるのか？
会社登記の“印鑑レス化”でも話題になりましたが、「印鑑」はペーパーレス化が進まない１つの障害ともなってきました。押印するために印刷していてはいつまで経っても紙の使用も作業工数も減らないというわけです。

印鑑のあり方については意見が分かれますが、政府の方針も政府・地方・民間すべての手続きの電子化を目指し、それによって国民・行政機関双方の時間や手間、コストを削減するという方向性です。企業でも徐々にペーパーレス化が進む中で印鑑をどうするのかより柔軟な見方が必要になってくるでしょう。

ペーパーレス化の本来の目的は業務の効率アップとコストの削減なので、印鑑のあり方についても極端なものではなく業務内容を見直し、改善するポイントを絞ることで無駄をなくす事ができます。

ペーパーレス化といっても程度は様々で、紙の書類に押印しスキャンして電子データを保存する方法や、領収書や見積書をデータで作成して電子印鑑を押して発行する方法、電子署名を利用した電子契約などがあります。

「電子印鑑」を利用すれば、押印が必要な書類もペーパーレス化できるので業務効率はかなり上がります。例えば、FAXで送られてきた書類でも直接パソコンで押印しそのまま送信・保管できるようになります。大量の書類に押印が必要でも時間と手間を削減できる点うれしいメリットです。

しかし、信頼性や安全性を危惧する見方が多いのも事実です。法的有効性や信頼性を損なわない電子印鑑はどのように作ればいいのでしょうか。

2 .電子印鑑の法的有効性とセキュリティ

電子印鑑の法的有効性とセキュリティ

電子サインと電子印鑑のメリットはこれまでの業務をシステム化できる点です。例えば、営業担当者が会社に書類を持ち帰らなくても簡単に共有できるのでスピーディな対応ができるようになります。また、電子サインと電子印鑑を使用した文書では印紙が不要なので節税効果も期待できます。

・法的有効性
法的有効性はどうなのでしょうか？結論から言うと「電子印鑑」や「電子サイン」でも法的効力は変わらず問題ありません。しかし偽造のリスクもありますので安全面の対策も必要です。

電子サインや印鑑も印鑑証明書にあたる電子証明書を発行できます。電子署名をつけておくことで本人であることが証明されますし、偽造でないことを確認することもできます。誰がいつ押印したかという情報を埋め込めるサービスもあるので電子印鑑を作成する際はセキュリティ面も考慮しましょう。

・電子印鑑の作り方とセキュリティ
電子印鑑は無料で作ることもできますが、専門業者に依頼し有料で作ることもできます。作り方は基本的に「印鑑をスキャンして作る方法」と「新しく電子印鑑の画像を作成する方法」です。「印鑑をスキャンして作る方法」ならスキャンした画像を自分で透過加工する事で作ることもできますし、インターネット上のサービスを利用すればさらに簡単に作成できます。

しかし、セキュリティ面で何も対策をしないなら偽造されたり不正利用される可能性もありますので、データを共有する際はWordやExcelのように編集可能な形式ではなくPDFなどの形式を使用しましょう。電子印鑑一つ一つにシリアル番号を振ることもできます。そうすることでセキュリティも向上しますし、同じ名前でも誰かを簡単に識別する事が出来るようになります。

ビジネスで使用するなら、有料サービスを利用する方がいいでしょう。有料サービスはセキュリティー面でも様々な対策がされていますし、デザインやクオリティも無料のものとは違います。サービスによっては専用ソフトと専用の端末を合わせて使用するものもあります。

・電子証明書の取得方法
電子証明書を取得するには認証局や官公庁などに申請する必要があります。認証局によっては対象（個人・法人）が限られていたり、手続きの内容がちがいますので事前に確認が必要です。