一言で「ペーパーレス化」といっても必要なものを用意せずに、闇雲に始めても失敗するのが関の山です。
しかし、これからペーパーレス化を取り組んでいく会社は何を用意してどのように取り組んでいけばいいのか分からないですよね。
ペーパーレス化をスムーズに進めるためには「ツール」の利用がおすすめです。
ここでは、ペーパーレス化で用意するものとおすすめの4つのツールについてご紹介します。
１.ペーパーレス化で用意すべきものとは？
ペーパーレス化するとき用意するものがあり、一般的に次のようなものが必要になります。
タブレット
タブレットは、ペーパーレス化するための最も代表的なハードウェアです。
タブレットはAppleのiPadをはじめ、Androidタブレット、Windowsタブレットなど様々なメーカーから販売されています。
タブレットを選択する際は、操作性や自社のネットワークとの互換性など考慮する必要があるため、プロに相談するのがおすすめです。
クラウドストレージ
クラウドストレージは、サービス提供会社がインターネット上に用意した保管庫（ストレージ）に各種データが保存できるクラウドサービスです。
利用することで自分の端末のデータ容量の消費負担が減らせるとともに、インターネットが繋がる場所ならいつでもどこからでもアクセスできます。セキュリティ面においても、データがそれぞれのタブレットに保存されないため安全です。
ペーパーレス会議システム
ペーパーレス会議システムは、パソコンで作った会議の資料やデータなどをシステム上でそのまま一元管理して使用することができます。資料を単にペーパーレス化するのみでなく、遠隔会議でも会議の様子を転送して再生できるメリットがあります。
２.ペーパーレス化におすすめのツール4選！
ペーパーレス化で用意するものが整ったら、推進するための「ツール」の利用がおすすめです。
ペーパーレス化におすすめのツールとして4つご紹介していきます。
SmartSession
SmartSessionは、タブレットやスマホを利用するペーパーレス会議システムです。
文書がPDFビューアを使って自由に表示できるだけでなく、拡大手書きやキーボード入力など、いろいろな操作ができ、プレゼンに応じて瞬時に画面の同期化もできます。データベースを一元化することによって、情報が簡単に共有できるだけでなく、文書がタブレットに残らないので、安全面でも安心です。
SmartSessionの特徴としては、
- スマートデバイスを利用したペーパーレス会議システムである
- いろいろな操作ができる
- 瞬時に画面の同期化ができる
ことが挙げられます。
クリックシェア（ClickShare）
ClickShare（クリックシェア）は、ワイヤレスプレゼンテーションシステムでパソコンの画面をボタンクリックのみで画面が共有できます。
タブレットヤスマホなど、デバイスに関係なくワンクリックで画面が共有できるので、ペーパーレス化が図れます。
会議の資料を作ったり、配布したりするなどのために時間を使う必要がなくなり、有効に時間が使えるようになります。
ClickShare（クリックシェア）の特徴としては、
- ワンクリックで画面が共有できる
- 最大16台まで接続できる
- 簡単にUSBのみで接続できる
ことが挙げられます。
ひびきSm@rtDB
ひびきSm@rtDBは、大きな組織に適したウエブデータベース＆ワークフローシステムです。
プログラミングなしでデータベースがブラウザ上に作れ、業務システムを素早く内製化することができます。
導入実績は1万件超もあり、組織改編のように大きなコストやリスクを伴う場合でも、柔軟な組織に関連づく権限設定によって低コストかつ安全に実現します。システムを最短1ヶ月間で導入することができるので、迅速に全体の組織の生産性がアップできます。
ひびきSm@rtDBの特徴としては、
- プログラミングなしで電子化できる
- 導入実績が1万件超ある
- 最短1ヶ月間で導入できる
ことが挙げられます。
Handbook
Handbookは、マルチOSに対応したペーパーレス会議用のアプリで、導入実績が1,400件以上あります。
情報がタブレットなどに残らないように、サーバー上にアクセスするのみで資料が共有できます。そのため、タブレットなどが万一無くなった場合でも、セキュリティ面において安全です。
面倒な設定が不用で、会議で使用する映像データや画像などの資料をドラッグ＆ドロップしてアップロードするのみです。開発する際に使いやすさにこだわっており、グッドデザイン賞を2015年に受賞するなど、インターフェースが優れていることが高く評価されています。
Handbookの特徴としては、
- セキュリティ機能はエンタープライズレベルである
- 操作が簡単で会議がスピーディーになる
- グッドデザイン賞を受賞している
ことが挙げられます。
３.まとめ
ここでは、ペーパーレス化で用意するものとおすすめの4つのツールについてご紹介しました。
ペーパーレス化で用意するものとしては、
- タブレット
- クラウドストレージ
- ペーパーレス会議システム
が必要です。
ペーパーレス化におすすめのツールとしては、
- SmartSession
- クリックシェア（ClickShare）
- ひびきSm@rtDB
- Handbook
の4つがおすすめです。
ペーパーレス化する際はツールが必要になりますが、ここでご紹介したようなペーパーレス化で用意するものとおすすめの4つのツールについてぜひ参考にしてください。
